Was insbesondere Arbeitgeber bei Home-Office-Tätigkeit beachten müssen

Ähnlich wie das Thema Kurzarbeit ist auch das Thema Home-Office in zahlreichen Arbeitsverhältnissen bisher kaum Gegenstand arbeitsvertraglicher Regelungen gewesen. Es war bisher eher die Ausnahme, derzeit ist es die Regel. Es bleibt abzuwarten, ob nach der Beendigung der Krise die Home-Office-Tätigkeit wieder zur Ausnahme wird oder Mitarbeiter häufiger auch vom Home-Office aus arbeiten können bzw. auch wollen.

Unabhängig von der Entwicklung sind Arbeitgeber gut beraten, wenn sie zu folgenden Punkten Regelungen zur Home-Office-Tätigkeit mit dem Arbeitnehmer treffen:

Zur Arbeitszeit und ggf. Dokumentation der Arbeitszeit
Arbeitszeitvolumen, Arbeitszeitlage, ggf. Pausenregelungen sollten festgelegt werden. Zudem sollte geregelt werden, ob der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit dokumentieren muss. Eine regelmäßige Erreichbarkeit über einen Messenger-Dienst kann bspw. auch geregelt werden, falls man als Arbeitgeber auf Kontrolle angewiesen ist.

Zu den Kosten für die Einrichtung des Home-Office
Hier empfehlen sich aus unserer Sicht pauschale Regelungen mit dem Arbeitnehmer zu treffen. Bspw. sollte geregelt werden, wer die Kosten zu tragen hat für die Anschaffung der Büroeinrichtung, die Wartung und Pflege der Kommunikationseinrichtung, den Strom etc. Andernfalls könnte dem Arbeitnehmer ein Aufwendungersatzanspruch zustehen, ggf. sogar für den dienstlichen Anteil der Raummiete. Hierbei sollte auch berücksichtigt werden, in wessen überwiegenden Interesse die Home-Office-Vereinbarung steht. Wenn es der Wunsch des Arbeitnehmers ist, im Home-Office zu arbeiten, können natürlich andere Vereinbarungen geschlossen werden aus Arbeitgebersicht. Sofern der Arbeitnehmer teilweise zu Hause, teilweise im Büro des Arbeitgebers arbeiten soll, sollte auch eine Regelung getroffen werden, dass der Arbeitnehmer die Fahrt zum Betrieb grundsätzlich selbst zu tragen hat.

Zutrittsrecht des Arbeitgebers
Die Regelung eines Zutrittsrechts kann sinnvoll sein, da der Arbeitgeber ansonsten nur schwer kontrollieren kann, ob arbeitsschutzrechtliche Bestimmungen sowie datenschutzrechtliche Aspekte eingehalten worden sind bei der Einrichtung des Home-Office. Dies ist grundsätzlich Pflicht des Arbeitgebers (siehe unten), auch wenn der Arbeitsplatz das Home-Office ist. Sofern es hier keine Regelung gibt, steht dem Arbeitgeber grundsätzlich kein Zutrittsrecht zu.

Arbeitssicherheit und – schutz
Der Arbeitgeber hat für den Gesundheitsschutz und die Sicherheit des Arbeitsplatzes zu sorgen. Er kann es nicht dem Arbeitnehmer überlassen, sich selbst um die Einrichtung bzw. Gestaltung des Arbeitsplatzes zu kümmern, sondern hat dafür Sorge zu tragen, dass die Bestimmungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes eingehalten werden. Zur Ermittlung erforderlicher Maßnahmen des Arbeitsschutzes hat der Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Hierzu hat er die außerbetriebliche Arbeitsstätte des Arbeitnehmers grundsätzlich selbst in Augenschein zu nehmen. Es besteht auch die Möglichkeit, die erforderlichen Informationen beim Beschäftigten abzufragen, wenn dieser z.B. nicht möchte, dass der Arbeitgeber seine Wohnung betritt. Dies sollte dann auch schriftlich vom Arbeitnehmer dokumentiert werden, dass die ihm bekannten Bestimmungen eingehalten werden, damit der Arbeitgeber dies im Zweifelsfall nachweisen kann.

Unfallschutz
Sofern die im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter ihre Tätigkeit im Rahmen eines abhängigen Beschäftigungsverhältnisses ausüben, besteht der allgemeine Schutz über die gesetzliche Unfallversicherung. Hier ist allerdings Vorsicht geboten. Es muss ein unmittelbarer Zusammenhang zur Arbeit bestehen. Der Gang zur Toilette im privaten Heim (während der Arbeitszeit) ist nicht automatisch versicherungstechnisch erfasst.

Haftung
Es gelten die allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätze der Haftungsbegrenzung (Arbeitnehmerhaftung). Besonderheiten ergeben sich dadurch, dass die vom Arbeitgeber gestellten Arbeitsmittel von Dritten – vor allem von Familienmitgliedern – beschädigt werden können. Hier ist der Arbeitnehmer in der Pflicht, die Arbeitsmittel entsprechend zu sichern vor dem Zugriff Dritter, bspw. seiner Kinder.

Datenschutz
Die Bestimmungen des Datenschutzrechts sind auch bei einer Tätigkeit im Homeoffice zu beachten. Bearbeitet der Arbeitnehmer im Homeoffice personenbezogene Daten, handelt er hierbei für den Arbeitgeber als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle. Eine interne Datenverarbeitung, für die keine besonderen Erlaubnistatbestände erforderlich sind, liegt vor, wenn die Datenverarbeitung für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke des Arbeitgebers gem. § 26 I BDSG gestattet ist. Auch hier muss der Arbeitnehmer Vorkehrungen treffen, damit die Daten nicht durch Dritte (bspw. die Kinder) eingesehen werden können.

Betriebsverfassungsrechtz
Bei der Einführung von häuslicher Arbeit sind die Mitwirkungsrechte des Betriebsrats nach §§ 90, 91 BetrVG zu beachten. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats können sich ergeben bei Regelungen zur privaten Nutzung von Telefon, Internet und E-Mail-Systemen nach § 87 I Nr. 1 BetrVG, bei Fragen der Arbeitszeitgestaltung gem. § 87 I Nr. 2 BetrVG, aus § 87 I Nr. 6 BetrVG (technische Einrichtung), aus § 87 I Nr. 7 BetrVG (Arbeitsschutz) sowie aus § 87 I Nr. 10 BetrVG (Vergütung von Arbeit im Homeoffice; Aufwandsentschädigung und Auslagenersatz sind keine Vergütungsbestandteile und unterliegen deshalb nicht dem Mitbestimmungsrecht). Bei der Begründung und der Beendigung der Arbeit im Homeoffice handelt es sich aufgrund der Änderung des Arbeitsorts und ggf auch aufgrund der Änderung der Arbeitsumstände um eine nach §§ 99 I, 95 III BetrVG mitbestimmungspflichtige Versetzung. Bei nur gelegentlicher Tätigkeit im Homeoffice ist der Wechsel vom Arbeitsplatz im Betrieb zum Arbeitsplatz im Homeoffice hingegen nicht mitbestimmungspflichtig.

Beendigung des Homeoffice
Oftmals vergessen, jedoch mit am wichtigsten, werden Regelungen zur Beendigung des Home-Office. Wenn hier keine Regelung existiert, kann der Arbeitgeber Probleme bekommen, wenn er einseitig bestimmen möchte, dass der Arbeitnehmer nun wieder im Betrieb arbeiten soll. Es bietet sich daher bspw. eine befristete Vereinbarung an, wobei die Gerichte stets einen belastbaren sachlichen Grund für die Befristung verlangen werden. Vorsorglich sollte sich der Arbeitgeber jedoch auch stets ein Widerrufsrecht vorbehalten. Dabei müssen allerdings die Anforderungen so spezifisch geregelt werden, dass der Mitarbeiter absehen kann, wann er mit einem Widerruf rechnen muss. Der pauschale Rückgriff auf „dringende betriebliche Erfordernisse“ ist dabei nicht ratsam.

Zuständiges Gericht bei Streitigkeiten
Als Arbeitgeber sollte man zudem wissen, dass der Arbeitnehmer im Falle von Streitigkeiten dann auch an seinem „Heimatgericht“ klagen kann, wenn er seine Arbeit gewöhnlich im Home-Office erledigt. Dieser arbeitet „gewöhnlich“ im Homeoffice, wenn dort in nennenswertem Umfang eigenständige Arbeitsleistungen erbracht werden, die nicht lediglich unselbstständige Folgearbeiten der geschuldeten Hauptleistung sind.

Kontaktieren Sie uns gerne unter 0211 555558 oder mit einer E-Mail an info@kanzlei-hautumm.de im Falle von Fragen oder wenn Sie eine entsprechende Vereinbarung benötigen.